Privacybeleid When We Link B.V.

Vertrouwen begint met zorgvuldig omgaan met gegevens

Bij WhenWe Link geloven wij dat een goede samenwerking begint met vertrouwen. Dat geldtook voor de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Wij verzamelenalleen persoonsgegevens die nodig zijn om contact met onze opdrachtgevers teonderhouden, onze dienstverlening uit te voeren of onze website goed te laten functioneren.Daarbij handelen wij altijd zorgvuldig, transparant en in overeenstemming metde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie zijn wij?

• When WeLink B.V., gevestigd aan het Stadhuisplein 10, 5611 EM te Eindhoven
• KVK nummer: 98630709
• Telefoonnummer|: 040 - 3122122
• E-mail: info@whenwelink.nl
• Website:www.whenwelink.nl

When WeLink B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij zelf verwerken.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met When We Link kunnen wij onder meer de volgendepersoonsgegevens verwerken:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• adresgegevens;
• factuurgegevens;
• communicatie via e-mail of telefoon;
• gegevens die u zelf verstrekt via onze website of contactformulier.

Wanneer u solliciteert bij When We Link verwerken wijdaarnaast de gegevens die u zelf met ons deelt, zoals uw cv, motivatiebrief eneventuele aanvullende informatie.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• het beantwoorden van vragen;
• het onderhouden van contact;
• het uitvoeren van overeenkomsten;
• het uitbrengen van offertes;
• het leveren van onze HR-dienstverlening;
• het versturen van facturen;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het verbeteren van onze dienstverlening.

Wij gebruiken persoonsgegevens nooit voor doeleinden die niet passen binnen onze dienstverlening.

4. Op basis waarvan verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, bijvoorbeeld:

• uitvoering van een overeenkomst;
• wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigd belang;
• toestemming, wanneer dit wettelijk vereist is.

‍5.       Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze zorgvuldig.

Wettelijke bewaartermijn:

• administratie:        7 jaar;
• sollicitatiegegevens: max 4 weken na afronding of 1 jaar met toestemming;
• contactgegevens: zolang de zakelijke relatie bestaat

6. Delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden. Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven. Wanneer wij gebruikmaken van leveranciers die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij hierover passende afspraken. Met deze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst wanneer de AVG dit vereist.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens zorgvuldig te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik. Daarbij maken wij onder meer gebruik van:

• beveiligde cloudomgevingen;
• Multi Factor Authenticatie (MFA);
• passende autorisaties;
• actuele beveiligingssoftware;
• beveiligde back-ups.

Onze IT-omgeving wordt professioneel beheerd en periodiek geëvalueerd.

8. Cookies

Onze website kan gebruik maken van functionele, analytische en indien van toepassing marketingcookies. Voor zover wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming.

 9. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• uw gegevens over te dragen wanneer de AVG daarin voorziet.

Wilt u gebruik maken van één van deze rechten? Neem dan gerust contact met ons op. Wij reageren uiterlijk binnen één maand. Indien noodzakelijk mag deze termijn conform de AVG worden verlengd.

10. Vragen of klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op via: info@whenwelink.nl

Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens en komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wetgevingen onze dienstverlening blijven zich ontwikkelen. Daarom kunnen wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.

Heeft u vragen over privacy of wilt u weten hoe wij omgaan met vertrouwelijke informatie? Neem gerust contact met ons op. Wij geloven dat duidelijke afspraken en open communicatie de basis vormen voor een prettige samenwerking.