Algemene voorwaarden When We Link B.V.

Samenwerken begint met vertrouwen

Bij When We Link geloven wij dat een succesvolle samenwerking begint met vertrouwen, open communicatie en heldere afspraken. Wij ondersteunen organisaties bij uiteenlopende HR-vraagstukken, van strategisch HR-advies en organisatieontwikkeling tot operationele ondersteuning, recruitment en tijdelijke HR-capaciteit.

Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld om onze samenwerking op een duidelijke en transparante manier vast te leggen. Niet omdat wij uitgaan van problemen, maar juist omdat wij geloven dat goede afspraken bijdragen aan een prettige, professionele en duurzame samenwerking.

‍

Artikel 1           Toepasselijkheid

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten, opdrachten en overige werkzaamheden van When We Link B.V., gevestigd te Eindhoven, hierna tenoemen "When We Link".

1.2 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door beide partijen zijn overeengekomen.

1.3 Algemene voorwaarden van opdrachtgever zijn uitsluitend van toepassing indien When We Link deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

1.4 Deze voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle medewerkers, partners, zelfstandigen en derden die door WhenWe Link bij de uitvoering van een opdracht worden ingezet.

‍

Artikel 2 Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

2.1 Alle offertes van When We Link zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

2.2 Een overeenkomst komt tot stand zodra: de offerte of opdrachtbevestiging door opdrachtgever schriftelijk of digitaal is geaccepteerd; of When We Link op verzoek van opdrachtgever is gestart met de uitvoering van de werkzaamheden.

2.3 Digitale goedkeuring via e-mail of elektronische ondertekening wordt beschouwd als een rechtsgeldige aanvaarding.

2.4 Offertes zijn gebaseerd op de informatie die opdrachtgever op het moment van uitbrengen heeft verstrekt. Wanneer deze informatie achteraf onjuist of onvolledig blijkt te zijn, behoudt When We Link zich het recht voor de offerte of planning aan te passen.

‍

Artikel 3 Onze dienstverlening

3.1 When We Link ondersteunt organisaties onder meer op het gebied van:

• HR- advies
• HR-projecten
• interim HR
• recruitment
• employer branding
• organisatieontwikkeling
• talentontwikkeling
• leiderschap
• verzuimbegeleiding
• HR-processen
• arbeidsvoorwaarden
• opleidingen en trainingen
• overige HR-gerelateerde dienstverlening.

3.2 Wij voeren iedere opdracht uit met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, deskundigheid en professionaliteit.

3.3 Onze dienstverlening betreft een inspanningsverplichting. Dat betekent dat wij ons maximaal inspannen om het gewenste resultaat te bereiken, maar geen resultaat kunnen garanderen, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

3.4 When We Link werkt als duurzame HR-partner voor haar opdrachtgevers. De dienstverlening is flexibel en kan gedurende de samenwerking worden uitgebreid of afgeschaald, afhankelijk van de behoefte van de organisatie.

3.5 Werkgevers besluiten blijven altijd de verantwoordelijkheid van opdrachtgever. Adviezen van When We Link ondersteunende besluitvorming, maar vervangen deze niet.

3.6 Wanneer dit voor de uitvoering van de opdracht wenselijk is, kan When We Link gebruik maken van zorgvuldig geselecteerde externe specialisten of partners, altijd in overleg met opdrachtgever. Uiteraard blijven wij verantwoordelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening.

‍

Artikel 4 Verantwoordelijkhedenvan opdrachtgever

4.1 Een goede samenwerking vraagt inzet van beide partijen. Opdrachtgever zorgt ervoor dat When We Link tijdig beschikt over alle informatie, documenten en gegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor een goede uitvoering van de opdracht.

4.2 Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de verstrekte informatie.

4.3 Wanneer noodzakelijke informatie ontbreekt of te laat wordt aangeleverd, kan dit gevolgen hebben voor de planning, uitvoering of kosten van de opdracht.

4.4 Indien werkzaamheden hierdoor vertraging oplopen, heeft When We Link het recht de planning aan te passen en eventuele aanvullende werkzaamheden in rekening te brengen. Uiteraard stemmen wij dit altijd vooraf af.

Artikel 5 Tarieven,facturatie en betaling

5.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen worden werkzaamheden uitgevoerd op basis van het overeengekomen uurtarief of projecttarief.

5.2 Alle tarieven zijn exclusief btw en eventuele overeengekomen reis- en verblijfskosten.

5.3 Facturatie vindt plaats direct na afsluiting van de maand op basis van de urenregistratie van de voorafgaande maand.

5.4 De betalingstermijn bedraagt veertien dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

5.5 Wanneer een factuur niet tijdig wordt betaald, treden partijen eerst met elkaar in overleg. Wij geloven in een open samenwerking en gaan ervan uit dat eventuele onduidelijkheden gezamenlijk kunnen worden opgelost.

5.6 Indien betaling ook daarna uitblijft, is When We Link gerechtigd wettelijke rente en eventuele redelijke incassokosten in rekening te brengen.

5.7 When We Link behoudt zich het recht voor haar tarieven jaarlijks aan te passen. Indien sprake is van een lopende overeenkomst, wordt opdrachtgever hiervan tijdig vooraf op de hoogte gesteld.

‍

Artikel 6 Vertrouwelijkheiden geheimhouding

6.1 Vertrouwen vormt de basis van onzesamenwerking. When We Link behandelt alle informatie die tijdens de uitvoeringvan de opdracht wordt ontvangen vertrouwelijk.

6.2 Onder vertrouwelijke informatieverstaan wij onder andere:

• persoonsgegevens;
• personeelsgegevens;
• salarissen en arbeidsvoorwaarden;
• HR-beleid;
• bedrijfsgevoelige informatie;
• financiële gegevens;
• strategische plannen;
• commerciële informatie;
• documenten en correspondentie;
• alle overige informatie waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat deze vertrouwelijk is.

6.3      When We Link gebruikt deze informatie uitsluitend voor de uitvoeringvan de overeengekomen werkzaamheden, tenzij opdrachtgever hiervoor voorafschriftelijk toestemming heeft gegeven of een wettelijke verplichting andersvoorschrijft.

6.4 Binnen When We Link hebben uitsluitendmedewerkers of partners die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering vande opdracht toegang tot vertrouwelijke informatie.

6.5 Ook na beëindiging van de samenwerkingblijft de geheimhoudingsplicht volledig van kracht.

6.6 Wij verwachten dezelfde zorgvuldigheidvan onze opdrachtgevers. Rapportages, adviezen, analyses, formats en overigedocumenten van When We Link zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik binnende eigen organisatie, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

‍

 Artikel 7 Privacy en verwerking van persoonsgegevens

7.1 When We Link verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden.

7.2 Bij iedere verwerking van persoonsgegevens handelt When We Link conform de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De privacyverklaring van When We Link maakt integraal onderdeel uit van de dienstverlening.

7.3 Afhankelijk van de aard van de opdracht treedt When We Link op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker namens opdrachtgever.

7.4 Wanneer When We Link persoonsgegevens verwerkt namens opdrachtgever en de AVG dit vereist, sluiten partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

7.5 When We Link verwerkt uitsluitend die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht en bewaart deze niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht.

7.6 Indien tijdens de uitvoering van de opdracht sprake is van een beveiligingsincident of datalek waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, handelt When We Link conform de datalekprocedure van haar IT dienstverlener Clever IT en informeert zij opdrachtgever zo spoedig mogelijk wanneer dit noodzakelijk is.

7.7 Medewerkers van When We Link zijn contractueel aan geheimhouding gebonden.

‍

 Artikel 8 Informatiebeveiliging

8.1 Binnen When We Link gaan wij zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens. Daarom nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen om informatie te beschermen tegenverlies, onbevoegde toegang, wijziging of onrechtmatig gebruik.

8.2 Deze maatregelen worden georganiseerd door onze partner CleverIT en bestaan onder andere uit:

• beveiligde cloudopslag;
• tweevoudigfactorauthenticatie (2FA);
• sterke wachtwoordbeveiliging;
• versleutelde apparatuur waar passend;
• actuele software- en beveiligingsupdates;
• beperkte autorisaties;
• periodieke back-ups;
• beveiligde digitale communicatie

8.3         When We Link evalueert samen met CleverIT haar beveiligingsmaatregelen periodiek en past deze waar nodig aan op basis van technologische ontwikkelingen, wetgeving en de aard van haar dienstverlening.

8.4 Indien opdrachtgever specifieke beveiligingseisen hanteert, treden partijen hierover vooraf met elkaar in overleg om passende afspraken te maken.

8.5 Na formele beëindiging en afronding van de opdracht worden documenten bewaard volgens wettelijke bewaartermijn en daarna verwijderd.

Artikel 9 Gebruik van digitalehulpmiddelen en AI

9.1 When We Link maakt gebruik van moderne digitale hulpmiddelen om haar dienstverlening efficiënt en kwalitatief hoogwaardig uit te voeren.

9.2 Daar waar passend kan gebruik worden gemaakt van AI-ondersteunde software voor bijvoorbeeld het opstellen, analyseren, structureren of samenvatten van documenten.

9.3 Bij het gebruik van dergelijke hulpmiddelen blijft When We Link verantwoordelijk voor de inhoudelijke kwaliteit van haar dienstverlening. AI vormt uitsluitend een ondersteunend hulpmiddel en vervangt nooit de professionele beoordeling van onze adviseurs.

9.4 Bij het gebruik van digitale hulpmiddelen worden passende maatregelen genomen om vertrouwelijke informatieen persoonsgegevens zorgvuldig te beschermen.

Artikel 10 Intellectueel eigendom

10.1 Alle door When We Link ontwikkelde adviezen, rapportages, presentaties, trainingen, modellen, HR-documenten,handboeken, beleidsstukken, formats, templates, werkwijzen, methodieken en overige materialen blijven eigendom van When We Link, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

10.2 Opdrachtgever verkrijgt het recht deze documenten binnen de eigen organisatie te gebruiken voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

10.3 Het is opdrachtgever niet toegestaan deze documenten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van When We Link openbaar te maken, commercieel te exploiteren, te verkopen of aan derden beschikbaar te stellen, tenzij dit noodzakelijk is voor de normale bedrijfsvoering.

10.4 Kennis, ervaring en inzichten die tijdens opdrachten worden opgedaan, mogen door When We Link worden gebruikt voor verdere ontwikkeling van haar dienstverlening, mits daarbij geen vertrouwelijke of herleidbare informatie van opdrachtgevers wordt gedeeld.

10.5 When We Link maakt uitsluitend gebruik van AI-oplossingen die passen binnen haar privacy- en informatie veiligheidsbeleid.

Artikel 11 Aansprakelijkheid

11.1 When We Link voert iedere opdracht met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, deskundigheid en betrokkenheid uit. Ondanks deze zorgvuldigheid kan het voorkomen dat zich onvoorziene situaties voordoen.

11.2 De dienstverlening van When We Link betrefteen inspanningsverplichting. Wij kunnen daarom niet garanderen dat een specifiek resultaat wordt bereikt, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

11.3 Indien When We Link aansprakelijk is voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, is deze aansprakelijkheid beperkt tot het totale bedrag van de laatste drie facturen die voor de betreffende opdracht in rekening zijn gebracht, met een maximum van € 15.000.

11.4 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan de redelijke kosten die noodzakelijk zijn om de tekortkoming te herstellen.

11.5 When We Link is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder onder andere wordt verstaan: gevolgschade; omzetverlies; winstderving; reputatieschade; gemiste besparingen; stagnatie vanbedrijfsprocessen; claims van derden, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

11.6 When We Link is eveneens niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat opdrachtgever onjuiste, onvolledige of niet tijdig verstrekte informatie heeft aangeleverd.

11.7 Iedere aanspraak op schadevergoeding vervalt 12 maanden nadat de opdrachtgever bekend is geworden met de schade.

11.8 Wanneer facturen onbetaald blijven mag When We Link:

• werkzaamheden opschorten
• deadlines verschuiven
• afspraken uitstellen
• ‍

Artikel 12 Overmacht

12.1 Onder overmacht verstaan wij iedere situatie waarin When We Link redelijkerwijs niet in staat is haar verplichtingen na te komen en waarop zij geen invloed kan uitoefenen.

Hieronder vallen onder andere:

• storingen bij IT-leveranciers;
• internet- of stroomstoringen/uitval van cloudleveranciers;
• ziekte van sleutelfunctionarissen;
• pandemieën;
• overheidsmaatregelen;
• natuurrampen;
• cyberincidenten/cyberaanvallen;
• overige omstandigheden buiten de invloedssfeer van When We Link.

12.2      Indien sprake is van overmacht zal When We Link opdrachtgever hiervanzo spoedig mogelijk informeren.

12.3 Partijen zullen vervolgens gezamenlijk bekijken hoe de dienstverlening op een passende wijze kan worden voortgezet.

12.4 Indien voortzetting gedurende langere tijd redelijkerwijs niet mogelijk blijkt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen zonder gehouden te zijn tot schadevergoeding.

Artikel 13 Duur en beëindiging van deovereenkomst

13.1 When We Link gelooft in duurzame samenwerkingen. Daarom worden overeenkomsten van opdracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, aangegaan voor onbepaalde tijd. De overeenkomst vormt het kader waarbinnen opdrachtgever, afhankelijk van de behoefte van de organisatie, gebruik kan maken van de dienstverlening van When We Link.

13.2 De aard en omvang van de werkzaamheden kunnen gedurende de samenwerking wijzigen. Opdrachtgever bepaalt, in overleg met When We Link, wanneer en in welke omvang gebruik wordt gemaakt van de dienstverlening. When We Link spant zich in om de gewenste ondersteuning televeren, rekening houdend met de beschikbare capaciteit.

13.3 Tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen, is opdrachtgever niet verplicht een minimum aantal uren ofwerkzaamheden af te nemen. Opdrachtgever is uitsluitend een vergoeding verschuldigd voor de daadwerkelijk door When We Link verrichte werkzaamheden ende eventueel overeengekomen kosten.

13.4 Indien gedurende een bepaalde periode geen werkzaamheden worden uitgevoerd, blijft de overeenkomst onverminderd van kracht. Een tijdelijke onderbreking van de dienstverlening heeft geen invloed op de geldigheid of voortzetting van de overeenkomst. Zodra opdrachtgever opnieuw ondersteuning wenst, worden de werkzaamheden hervat onder de bestaande afspraken of onder nader overeengekomen voorwaarden.

13.5 Beide partijen kunnen de overeenkomst te allen tijde schriftelijk beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van één maand, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Tijdens de opzegtermijn blijven partijen hun verplichtingen uit de overeenkomst nakomen.

13.6 Bij beëindiging van de overeenkomst wordende tot dat moment uitgevoerde werkzaamheden, eventueel gemaakte kosten en reeds aangegane verplichtingen overeenkomstig de gemaakte afspraken gefactureerd.

13.7 Indien opdrachtgever dit wenst, zal When We Link zich inspannen om lopende werkzaamheden zorgvuldig af te ronden en, waar redelijkerwijs mogelijk, zorg te dragen voor een goede overdracht aanopdrachtgever of een door opdrachtgever aangewezen derde. Eventuele aanvullende werkzaamheden in het kader van de overdracht worden uitgevoerd tegen de op dat moment geldende tarieven, tenzij partijen hierover andere afspraken maken.

Artikel 14 Samenwerking en communicatie

14.1 Wij geloven dat een succesvolle samenwerking gebaseerd is op open communicatie, wederzijds respect en transparantie.

14.2 Partijen zullen elkaar tijdig informeren over omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de opdracht.

14.3 Digitale communicatie, waaronder e-mail endigitaal ondertekende documenten, wordt beschouwd als rechtsgeldig, tenzij de wet anders bepaalt.

14.4 Indien tijdens de samenwerking een verschil van inzicht ontstaat, zullen partijen zich inspannen dit eerst gezamenlijk op te lossen voordat juridische stappen worden overwogen.

Artikel 15 Inzet van medewerkers

15.1 When We Link bepaalt welke consultant of adviseur het meest passend is voor de uitvoering van de opdracht.

15.2 Wanneer omstandigheden daarom vragen, kan WhenWe Link een andere adviseur inzetten. Uiteraard gebeurt dit in overleg met opdrachtgever en met behoud van kwaliteit en continuïteit.

15.3 Opdrachtgever zal gedurende de samenwerkingen gedurende twaalf maanden daarna geen medewerkers of zelfstandig professionals van When We Link rechtstreeks in dienst nemen of contracteren zonder voorafgaand schriftelijk overleg. Indien partijen hierover afspraken maken, zullen deze redelijk en marktconform zijn.

Artikel 16 Klachten

16.1 Wij streven naar duurzame samenwerkingen en een hoge klanttevredenheid.

16.2 Wanneer opdrachtgever niet tevreden is over onze dienstverlening, verzoeken wij dit zo snel mogelijk kenbaar te maken.

16.3 Wij nemen iedere klacht serieus en zullen ons inspannen om gezamenlijk tot een passende oplossing te komen.

16.4 Indien een klacht betrekking heeft op de uitvoering van de werkzaamheden, dient deze bij voorkeur binnen dertig dagen na constatering schriftelijk te worden gemeld.

‍

Artikel 17 Ontbindingwegens wanprestatie

17.1 When We Link heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen als:

• de opdrachtgever ernstig tekort schiet
• faillissement
• surseance
• bedrijfsbeëindiging

‍

Artikel 18 Toepasselijk recht

18.1 Op alle overeenkomsten tussen When We Link en opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

18.2 Partijen zullen zich inspannen eventuele geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.

18.3 Wanneer een oplossing in onderling overleg niet mogelijk blijkt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar When We Link statutair is gevestigd.

Artikel19 Slotbepalingen

19.1 When We Link kan deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd actualiseren, bijvoorbeeld naar aanleiding van gewijzigde wetgeving of ontwikkelingen in haar dienstverlening.

19.2 De meest actuele versie wordt op verzoek kosteloos verstrekt en is beschikbaar via de website van When We Link.

19.3 Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval gezamenlijk een nieuwe bepaling vaststellen die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.

Eindhoven, juli 2026